以前的會議室是 “ 講臺放幾支麥克風(fēng) / 墻上掛幾支大喇叭，領(lǐng)導(dǎo)就作報告，聽眾紙筆記錄。 ” 這種落后的會議模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在高速交流的信息時代對會議系統(tǒng)的要求，在科技與社會飛速發(fā)展的今天，人們在日常生活和工作中占有和接觸的信息量越來越大，因此人們之間的信息交流和溝通也就變得越來越頻繁，越來越重要。商務(wù)談判、設(shè)計方案演示、來賓會見、領(lǐng)導(dǎo)蒞臨等等都是人與人之間多媒體信息的交流，要更好的達(dá)到目的就需要 “ 會議 ” 來解決問題?，F(xiàn)代會議要的是簡潔明快的表達(dá)自己的意思，生動清晰的展示自己的產(chǎn)品，還要易于控制多變的現(xiàn)場環(huán)境等。形象的說就是我們需要高質(zhì)量的音頻信號，高清晰的視頻動態(tài)畫面及圖像、實物資料，準(zhǔn)確無誤的數(shù)據(jù)表達(dá)及一套實用高效的控制系統(tǒng)，以方便實現(xiàn)所有操作。這時的會議系統(tǒng)不但進(jìn)入了有序的組織狀態(tài)，同時也保證了會議高效的進(jìn)行，這樣的會議解決方案無疑是目前世界上最具有現(xiàn)實意義的會議組織的工具，我們將其稱為智能會議系統(tǒng)。

多媒體會議系統(tǒng)可以輕松的實現(xiàn)如下功能：用戶只需要坐在觸摸屏前，便可以直觀的操作整個會議系統(tǒng)，包括系統(tǒng)開關(guān)、各設(shè)備開關(guān)、燈光明暗度調(diào)節(jié)、信號切換、信號源的播放和停止、各種組合模式的進(jìn)入和切換、音量調(diào)節(jié)，以及對用于擴聲的會議音響系統(tǒng)；用于討論、表決、投票的數(shù)字會議及同聲傳譯系統(tǒng)；用于遠(yuǎn)程會議的視頻會議系統(tǒng)；用于視頻、 VGA 信號顯示的大屏幕投影系統(tǒng)；用于提供音視頻信號的多媒體周邊設(shè)備等等。

因此，我們將中央控制系統(tǒng)、矩陣切換系統(tǒng)、錄播系統(tǒng)、遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)、大屏顯示系統(tǒng)等系統(tǒng)與各種音、視頻信號（如 DVD 、錄像機、攝像機、視頻展示臺）及計算機信號有機結(jié)合在一起因為可以給人們實現(xiàn)最直觀、最快捷的演示及播放等功能。多功能會議系統(tǒng)的興起，非常適合中國的國情，滿足政府、企事業(yè)單位、軍工、教育培訓(xùn)的應(yīng)用。

可靠性： 高可靠性和高穩(wěn)定性是系統(tǒng)設(shè)計的首要目標(biāo)，在設(shè)計中要充分考慮大廳應(yīng)用中可能出現(xiàn)的情況，在設(shè)備選型時，在條件允許的情況下，盡可能選取高可靠性和高穩(wěn)定性的設(shè)備，關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)有備份，以保障系統(tǒng)在任何條件下的正常使用。

實用性： 兼顧會議室集演示、會議、報告等多種使用功能，務(wù)必講究簡潔實用，滿足各種使用要求。

移動性

在設(shè)計中充分考慮多種設(shè)備的可公用性，即可以移動及組合使用，從而大大提高系統(tǒng)設(shè)備的利用率，使整體上滿足經(jīng)濟(jì)性要求。

先進(jìn)性

在設(shè)計中要按照高起點、高質(zhì)量、高可靠性的原則設(shè)計，采用當(dāng)前國際上先進(jìn)并成熟的技術(shù)設(shè)備及施工工藝，保證系統(tǒng)的技術(shù)水平和長期生命力。

擴充性

各系統(tǒng)應(yīng)具有數(shù)據(jù)共享功能，可以與其它系統(tǒng)相聯(lián)，以便于獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)應(yīng)具有 INTERNET 及網(wǎng)絡(luò)接口，便于查詢所需信息或進(jìn)行信息發(fā)布。

智能性及友善性

設(shè)計中使用的界面應(yīng)盡可能友善，操作盡可能簡單，便于用戶的使用。